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中小企业如何提高政府采购项目中标率

近年来,特别是国际金融危机以来,中国的政府非常重视把政府采购作为财政政策的重要组成部分,促进中小企业发展。

面对如此有利的财政支持政策,中小企业应充分利用机会,借助政府采购促进自身发展。 然而,从近年来中小企业参与政府采购、投标、中标和签订合同的情况看,中国中小企业要拿到政府订单却不太容易。主要原因如下:

一是中小企业划分标准过于宽泛给操作带来了难度,这个问题前面也谈到了;二是确定的政策比较原则,操作起来不太容易;三是门槛较高,一些小企业还难以进入;四是制度缺失,没有实施细则;五是中小企业自身存在问题,比如产品质量、企业管理、售后服务、创新能力以及其他方面还有不完善的地方也需要不断加强和提高。

解决这些问题国际上的一些做法可以借鉴。据了解,在一些发达国家往往会制定出专门针对中小企业的优惠措施,像在美国,就规定联邦政府的采购合同要按照总金额的23%交给中小企业来执行。

目前,中国国家财政部与工信部关于中小企业政府采购的管理办法已起草制定完毕,此办法在采购政策、采购门槛、采购合同中充分考虑中小企业利益,给予更多机会,并正在征求相关各方意见。而北京市已启动的《中小企业促进法》地方立法工作中,也将制定政府采购扶持中小企业发展的具体办法,提高政府采购中小企业货物、工程和服务的比例;在此之前,福建、广西等省已出台了政府采购促进中小企业发展的相关办法。

虽然政策形势喜人,但中小企业不能被动地等、靠、要。那么,中小企业如何把握机会,提高政府采购项目中标率呢?

细心留意相关政府采购的政策和信息
政策是行为的先导,时刻留意政府关于中小企业政府采购的政策有利于把握先机。
另外,目前中国的政府采购采取招标的形式,而且招标的项目一般都会在相关的政府网站上公开,及时留意和跟进有利于做进一步计划。

熟悉政府采购法律法规及相关采购流程
政府采购是政府行为,不像商业行为那样作铺天盖地的宣传,很多企业特别是中小企业对其了解还不够深入,甚至产生了一些误解和片面认识。

因此,中小企业要参加政府采购投标、提高中标率,就要熟悉政府采购法律法规及相关采购流程。如政府采购流程、方式、公告展示的媒体和时间等,了解并掌握政府采购方面的知识,才能在相应的条件下充分运用所掌握的政府采购知识进行投标,并发挥自身小而专、小而特的优势,从而提高自身在政府采购投标过程中的中标机会。

注意投标策略与投标技巧的运用①
投标对象的筛选
  在接收到招标公告信息或投标邀请书时,应对投标项目基本信息进行搜集、整理和筛选,选取适合做的项目进行投标。

  首先,发挥企业自身的优势和技术强项合理地确定拟投标的项目。一般来说,技术含量高的项目同时也意味着利润丰厚,所以,应尽量选择自身条件独到、别人难以竞争的项目。

  其次,充分了解市场,尽量详细地对竞争对手的人员、资金、技术、设备等进行分析,并力求准确地进行评价,决定是否投标。

  招标文件的研究
  投标人拿到招标文件,要研究招标工程项目的特征、评标形式、合同条款等,召开企业内部评标会议,然后及时派人参加标前答疑会,考察施工现场,详尽而准确地理解招标条款。

  标书内容很多(如招标公告、投标须知、工程量报价清单、说明及附录、合同条件、技术条款及评标办法以及其他补充技术资料等),在有限的时间内,投标人只有抓住重点仔细阅读才能事半功倍。

  要重点阅读投标须知中的相关要求,即递交投标书的截止时间和开标时间、标书送达的地点、标书的组成要件、标书的法定手续要求等;报价清单及报价清单编制填写说明;技术条款中载明的工程范围等;合同条款,表述的进度、质量要求,适用规程规范标准,预付款额度,开工及竣工日期,奖罚规定,影响价格考虑。

  与业主的有效沟通
  在购得投标书后,应尽快组织编标技术人员阅读、研究招标文件明确的以及隐含的内容和要求,列出需要业主明确或解答的要求和内容。

  与业主沟通时,对合同和技术文件中不清楚的问题,应提请说明,但不要表示或提出改变合同和修改设计的要求;要根据业主的书面文件进行修改投标报价;在澄清问题时,可问可不问的问题尽可能不问;对竞争对手有提示或者对自己编标意图产生泄露的问题不要问;不要让竞争对手从提问中觉察出自己的设想和项目实施方案。

  投标书的编制
  制定投标书编制计划。根据投标截止日期制定投标书编制计划,明确责任和分工,确保标书编制计划有序进行,在截止日期前完成并递交。

  估计项目竞争态势。投标过程中,要对招标工程、周围条件及竞争对手等进行分析,恰当估计项目竞争态势。对竞争对手的分析主要包括:竞争对手的多少、各竞争对手的背景与实力情况、竞争对手拥有的任务情况、各竞争对手的长处和短处、其投标的策略以及在本地区的信誉和影响等方面。

  精心编制投标书。首先从技术与商务两方面保证投标文件的高质量。技术方案的优质体现在对工期上的保证,对质量、安全上的保证,以及对降低成本、提高效益的保证。商务部分由资信、投标书附表及投标报价等组成。

  然后保证标书的外在质量。在编制商务标中,对企业资信证明、企业业绩、各种荣誉证书、项目经理证书及技术力量配置等,要做到突出重点、图文并茂、美观大方;标书制作应体现艺术性,要注意目录齐全,文字规范、严谨,装帧精美;在装订投标文件时,投标人应有包装意识,对标书进行适当包装。

  最后,严格审查投标书是否完整,包括:标书结构符合性审查,主要是标书内容组成的完整性,技术标书、商务标书的装订,正副本的装订等;标书形成要件有效性的审查,主要是保函、授权委托书、标书签署、标书标识、标书的包封等复核审查;标书内容的审查,主要是技术方案的评审、商务报价的评审等;投标书的语言要简洁明了,准确无误;使用数字和计量单位,要规范统一,总报价金额要用汉字大写。

  报价的策略与技巧
  在投标中,知己知彼、合理报价的策略有利于争取中标。知己知彼既要把握本企业的基本目标,又要吃透业主的要求、了解竞争对手,在此基础上进行合理报价。根据招标文件和过去的同类项目经验,投标人要掌握好工程量、单价、各项目费率这三大要素,用多种方法进行复核和分析算标。

  投标报价往往对投标的成败产生关键的影响。作为投标人,适当应用一些报价技巧,既可提高中标率,又可带来一定的经济利益。投标报价的技巧主要有:
  投标人具有专有技术或教育,工程复杂、难度大、规模小且无后续项目的标,可适当报高价;竞争处于有利位置、中标把握性大的项目,价格要高一些,但要把握适度;竞争对手少且弱的情况下,价格应偏高些。

  低价位竞争的选择,对以后的市场开拓或其后续项目的竞争带来好处和利益。竞争处于不利位置,价格可偏低些。难度大、战略意义大的标,价格要适当偏低些;竞争对手多且强的情况下,价格应偏低些;业主编制有标底,没有上下限规定时,要认真测算,模拟计算标底,其价格尽可能把握低些;业主不设定标底,也没有上下限规定而投标人想中的标,要尽可能报低价;中标希望不大,无上下限规定的标,要尽可能压低价格,以获得强的竞争力。

  投标中应注意的事项
  投标文件编制完毕后,要在投标截止日期前送业主指定地点,并取得收据。标书送达要及时,避免出现意外,造成废标。邮寄投标文件时,一定要留出足够的时间,使之能在接受标书截止时间之前到达工程业主或招标代理的手中。

  投标文件的保密也是投标取胜的重要环节之一,封标时报价数据应严格控制在极少数决策人手中,严防泄密,否则可能功亏一篑。

  印鉴一定要齐全,封标形式符合招标文件要求,包括企业公章、法人代表或委托人印章、正本、副本章。在投标过程中,时常有印章不全、正副本章盖错或封标形式不符合要求而废标的事情发生。

  如出现失误,要对失误的性质和内容作出及时准确的判断,一般性常规失误应尽量在第一时间现场纠正。通过正当方式处理,赢得招标方的谅解,以把失误的不利影响和可能造成的损失压降到最低点,树立起负责任的形象,为再次投标创造条件。
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